Ein erstes Firmenevent zu planen ist kein Hexenwerk, wenn man die zwölf Punkte vorher kennt, die typischerweise unter den Tisch fallen. Hier ist unsere Checkliste, sortiert nach Aufwand und zeitlicher Priorität.
Acht Wochen vorher
- Zielsetzung. Soll das Event ein Dankeschön sein, ein Team-Building, eine Kundenpflege? Die Antwort prägt das gesamte Format.
- Datum und Backup-Datum. Donnerstag und Freitag sind beliebter als Montag/Dienstag, früher Nachmittag besser als später Vormittag.
- Gruppengröße und Mix. Vorerfahrung im Team grob abschätzen, Schnupperformat oder Spielerunde?
- Budget-Rahmen. Pro Person typisch zwischen €80 (Schnupperkurs) und €350 (Turnier mit Catering).
Vier Wochen vorher
- Einladung verschicken. Inklusive Hinweis: Vorerfahrung nicht nötig, Ausrüstung wird gestellt.
- Catering planen. Vegetarisch und vegan als Standard einplanen, nicht als Sonderwunsch.
- Transport und Parken. Shuttle ab Bahnhof, Fahrgemeinschaften, eigener Stellplatz.
- Wetter-Backup. Indoor-Simulator oder überdachte Range klären.
„Das einzige, was beim Event-Tag schiefgeht, sind die Sachen, die man vier Wochen vorher nicht entschieden hat.“
Eine Woche vorher
- Teilnehmerliste finalisieren. Allergien, Schuhgrößen, Linkshänder.
- Briefing für die Belegschaft. Was anziehen, was mitbringen, wo treffen.
- Fotograf? Wenn ja: zwei Sätze zum Stil, keine 20-Seiten-PDF.
- Klarer Ansprechpartner vor Ort. Damit nicht alle die HR-Leitung anrufen, wenn der Bahnhof gesperrt ist.
